Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.
Общее понятие
Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет – это итог работы по учету сведений.
Отчеты составляются по формам, которые рекомендуют Минфин и служба Госстатистики. Они могут представлять собой сводки по конкретным отраслям, а также по территориальным участкам – районам, областям, по всей полноте хозяйства.
Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.
Разновидности
По видам отчетность делится на:
- бухгалтерскую;
- статистическую;
- оперативную.
Бухгалтерская – это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.
Статистическая подготавливается по сведениям статистических, бухгалтерских и оперативных учетов.
Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы – неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести оперативный контроль за рабочими процессами в организации.
Регулярность подготовки отчетных документов может быть:
- внутригодовой – за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода.
- годовой – это сводка за год.
Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская – промежуточной.
Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:
- первичными – они составляются непосредственно организацией;
- сводными – готовятся вышестоящими учреждениями.
Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.
Внешний вид и содержание
Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.
В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или справкой.
Отчеты внутри учреждений делаются в произвольной форме. Они подаются на бумажных листах или на бланках организации.
В отчете обязательны следующие данные:
- название организации;
- наименование структурного подразделения или отдела компании;
- название документа;
- его дата и номер;
- заглавие;
- непосредственно текст с результатами работы;
- подпись;
- утверждение или резолюция.
Текст отчета содержит полную информацию о совершенной работе, проведенном анализе итогов деятельности. Делаются выводы, при необходимости – вносятся предложения. Нередко к отчетам прилагают поясняющие записи. Дата отчета должна соотноситься с утверждением руководителем.
Служебные командировки
Отдельной разновидностью отчетности являются отчетные документы за проживание в гостинице в случаях служебных командировок специалистов.
В расходы на командировки входят траты на съем гостиничного номера. Согласно требованиям законодательства, компания обязана возместить сотруднику все расходы по оплате гостиничного номера.
Сотрудник, вернувшийся из командировки, предоставляет один из этих документов:
- счет;
- чек;
- квитанцию.
Какой из этих документов будет наиболее верным и не вызовет вопросов у налоговых органов?
Если в гостинице не применяется контрольно-кассовое оборудование, то сотрудник гостиницы должен оформить специальный бланк. Назвать его можно по-разному: квитанция, чек, ваучер.