Каждая современная компания не способна быть самодостаточной в процессе выполнения своей работы. Так или иначе, предприятиям приходится выбирать услуги, которые оказывают третьи стороны – называемые поставщиками товаров, работ, услуг, а процедура выбора и приобретения этих самых услуг — не что иное, как выполнение закупки. На сегодня список приобретаемых товаров, работ или услуг довольно объемный, начиная от закупки канцелярии и заканчивая услугами в сфере строительства и поставок высокотехнологического оборудования. Как правило, закупки предприятия — важная часть управления самим производством. Известно, что работа всех предприятий (даже самых небольших) – это хорошо слаженный механизм, и если из строя выходит всего одна деталь, то моментально ломается вся система. Следовательно, и на предприятии, необходимо уделять внимание каждому отдельному процессу, контролировать его на каждом этапе.
Чтобы организовать качественные закупки, проводимые компанией, следует сразу определить все обязательные и систематические закупки. Затем по каждой запланированной закупке нужно определит форму размещения заказа, сроки поставки продукции, критерии отбора поставщиков, определиться с необходимым объемом потребности в товаре, работе или же услуге и уже установить свою максимально допустимую цену их приобретения.
Какими именно средствами можно осуществлять эффективное и перспективное планирование всех закупок? Как сделать так, чтобы планирование не оказалось невыгодным и негодным?
Ответ совсем прост – наибольшую эффективность при осуществлении закупок можно достичь за счет использования программы для управления закупками. Обычно такие системы содержат в себе все необходимые модули и функции, которые нужны, чтобы:
- планировать и прогнозировать предстоящие потребности
- реализовывать сбор и согласование заявок на удовлетворение потребностей различных отделов предприятия
- определять лимит финансирования по классификационным группам закупок
- создавать закупочное извещение и публикацию их в источниках массовой информации
- торговую площадку, своего рода, функциональную базу регламентного проведения торгов и определения победителя
- заключать договора с последующим их ведением (изменением и прекращением действия)
- осуществлять контроль над процессом организации и проведения закупок
- составлять бухгалтерскую и иные виды отчетности