Одна из важнейших задач финансиста — управление денежными потоками организации. В больших компаниях для решения этой задачи используют специализированные казначейские системы, а в небольшой или развивающейся организации неплохо подойдёт Excel.
Оперативное управление денежными потоками обычно реализуют с помощью специального документа, который называется платежный календарь в excel (финансовый календарь). Для управления платежами в Excel нужно:
- собрать информацию о планируемых платежах;
- структурировать эту информацию (по статьям затрат, центрам финансовой ответственности и плательщикам);
- проверить на соответствие утверждённому бюджету движения денежных средств;
- рассчитать остаток на конец планируемого периода.
Один из простых примеров, реализующих платёжный календарь в Excel, можно скачать по ссылке: пример реестра платежей. Этот платёжный календарь используется для планирования платежей по группе небольших компаний (можно использовать для одной компании с разными расчётными счетами).
В примере две таблицы.
В верхней таблице вручную указывается остаток движения денежных средств по каждому плательщику на начало периода. Также вручную прописываются ожидаемые поступления. В следующих столбцах автоматически рассчитываются общие суммы платежей и планируемые остатки на конец периода.
Нижняя таблица представляет собой список планируемых счетов. Ключевая информация: суммы платежей, контрагенты, плательщик, статьи затрат, предельный срок оплаты.
Обратите внимание на несколько удобных «хитростей».
Первое. Нижняя таблица представляет собой «умную таблицу» Excel. Это очень удобный инструмент для таблиц с изменяемым числом строк и столбцов: при добавлении строк в конец таблицы не надо «перепротягивать» все формулы, они протягиваются автоматически. Кроме того, упрощена адресация к ячейкам таблицы. Обратите внимание на формулу в ячейке D2: «=СУММЕСЛ�?(РеестрПлатежей[Плательщик];A2;РеестрПлатежей[к оплате])«. Здесь «РеестрПлатежей» — имя «умной» таблицы (задаётся на вкладке Конструктор меню, эта вкладка появляется при выделении умной таблицы); «Плательщик» и «к оплате» — наименования столбцов таблицы. Формула ищет в столбце «Плательщик» наименование плательщика из ячейки А2 и суммирует значения столбца «к оплате».
Второе. Основная задача планирования платежей — не допустить отрицательного остатка денег на счёте (такого быть не может). Обратите внимание на столбец Е верхней таблицы. Там рассчитываются эти остатки, и к ячейкам применено условное форматирование: если остаток отрицательный, Excel подкрасит ячейку. Для изменения платежей служит столбец «платим?» нижней таблицы. Если там стоит 1, платёж запланирован, если 0 — нет. Финансовый менеджер, изменяя значения в этом столбце, добивается отсутствия отрицательных плановых остатков.
Третье. Для исключения ошибок в нижней таблице применена частичная проверка вводимых данных. В столбец «Плательщик» невозможно ввести произвольное значение, можно только выбрать одно из значений, заданных в верхней таблице. Это сделано при помощи инструмента Проверка данных. Таким же образом можно защитить от ввода столбцы «Бизнес/подразделение» и «Наименование статьи бюджета», если предварительно сделать соответствующие справочники. Для «полного счастья» можно защитить верхнюю таблицу от изменения.