Закупка транспортных услуг – процесс непростой и трудоемкий. Грамотный логист должен знать, как выбрать транспортную компанию с высоким уровнем сервиса и адекватным ценником. Но в этом процессе много подводных камней, а «обучение на ошибках» может обернуться для компании-поставщика значительными убытками.
В этой статье мы дадим пять полезных советов о том, как выбрать транспортную компанию и оценить ее эффективность.
Совет 1: С чего начать?
Перед тем, как выбрать транспортную компанию, следует определить, какие задачи она будет решать. Главная задача этого этапа – найти золотую середину между числом транспортных компаний и объемом бюджета. Иными словами, собрать адекватный пул перевозчиков и не потратить слишком много денег.
Сформируйте стратегию, ответив на три основных вопроса:
- какие виды перевозки вы будете использовать;
- с каким количеством транспортных компаний вы готовы работать (учтите, что для каждого перевозчика нужно найти замену на случай непредвиденной ситуации);
- каков бюджет логистики.
Обратите внимание, что со временем эти параметры могут поменяться.
В зависимости от набора задач станет понятно, следует ли обратиться к транспортной компании широкого профиля или искать более нишевое решение: например, подрядчик для перевозки грузов малых объёмов со строгим соблюдением температурного режима или компании, работающие со сборными грузами.
Стоит отметить, что транспортные компании бывают двух категорий: перевозчики и экспедиторы.
- Перевозчики – фактические исполнители заказа, использующие собственные ресурсы. Чаще всего они предлагают заказчикам более низкие цены, но в основном такие компании занимаются узкопрофильными видами перевозок. Если компания совсем маленькая, то зачастую они не могут предоставить высокий уровень сервиса.
- Экспедиторы – компании, которые нанимают перевозчиков как субподрядчиков. Этот вариант обычно более дорогой, но гибкий и обещающий более высокий сервис, грузоперевозки москва он подходит для небольших компаний, которые не имеют достаточного опыта в грузоперевозках. В то же время с экспедиторами управлять перевозками сложнее, так как в цепи поставок появляется дополнительное звено. Поэтому, если экспедитор – не профессионал своего дела, это может привести к проблемам.
С кем работать – вопрос индивидуальный. Обратите внимание и на крупных перевозчиков, и на крупных экспедиторов – в зависимости от профиля вашей компании,
Совет 2: Какие бывают тендеры?
Иногда представители компаний-поставщиков находят подходящего перевозчика по рекомендации коллег или на разнообразных мероприятиях, посвященных логистике: семинарах, конференциях, форумах, выставках и так далее. Однако наиболее распространенный способ – объявить тендер.
Тендер – основой способ выбрать транспортную компанию. Он позволяет понять, какую позицию компания-заказчик занимает на рынке, сравнить компании по уровню сервиса и снизить первоначально предлагаемые поставщиками тарифы на перевозку.
Тендеры лучше всего проводить при большом объеме перевозок и крупных бюджетах. Частота варьируется в зависимости от размера и рода деятельности компании, но среднестатистический показатель – примерно раз в год или в два года.
По размеру тендеры можно классифицировать следующим образом:
- тендер под комплексный проект: например, строящийся завод. В рамках проекта планируется перевозить негабаритные изделия. Компания знает все вводные в рамках проекта
- тендер под определенный объем регулярных перевозок. В этом случае компания может не знать каких-либо вводных (например, направления перевозки), ее задача – подобрать транспортную компанию, которая сможет оказывать услуги по выгодному тарифу в определенный период (например, год);
- Мини тендер под разовую перевозку.
Кроме того, тендер может быть открытым или закрытым. В открытом тендере принимают участие все транспортные компании, которые откликнулись на предложение. Для закрытого тендера заказчик подбирает участников сам.
Совет 3: Как подготовиться к тендеру?
В первую очередь составьте контракт со всеми условиями, которые будут применяться к поставщику. У любой крупной компании есть шаблон договора, по которому они работают с транспортными компаниями. Будьте готовы, что подрядчики будут оспаривать условия, чтобы снять с себя ответственность за перевозку или навязать свою редакцию контракта.
Обсуждая условия контракта, опирайтесь на бэйслайн – набор данных по выполненным ранее перевозкам за определенный период (чаще всего это минувший год). Среди наиболее необходимых данных:
- типы транспортных средств;
- даты отгрузки;
- количество перевозок;
- объем перевозок (например, в палетах);
- направления;
- расходы.
Есть речь идет о тендере под проект или под определенный объем, то бэйслайн с данными об объеме (но без данных о цене) поможет транспортной компании лучше понять, на что стоит рассчитывать.
К контракту прилагаются тендерные задания. В отличие от договора, в котором используется сложный юридический язык, тендерное задание нужно, чтобы более кратко и понятно объяснить подрядчику условия сотрудничества.
Затем составьте оценочную таблицу. Она пригодится, чтобы сравнить участников тендера между собой и в итоге определить победителя. Помимо стоимости услуг мы рекомендуем сравнивать транспортные компании по следующим критериям:
- опыт и ресурсы: убедитесь, что перевозчик уже работал с товаром, который производит компания, а также владеем автопарком нужного объема и работает с квалифицированными водителями;
- гибкость и благонадежность: перевозчикам нередко приходится подстраиваться под клиента (особенно когда речь идет о крупном контракте). Например, принять договор с минимальными правками или дополнительно обучить сотрудников;
- информационная интеграция и прозрачность: проверьте, использует ли транспортная компания электронный документооборот и насколько просто интегрировать подрядчика с ERP-системой компании. Особенно важно проверить способность транспортной компании отслеживать груз на всех этапах перевозки; готов ли поставщик интегрироваться с системой заказчика и вложиться в это до момента получения денег;
- доступность: проверьте, насколько легко связаться с представителем транспортной компании, если возникнут проблемы или вопросы, связанные с перевозкой;
- дополнительные услуги: некоторые перевозчики не только занимаются перевозками, но и упаковкой, загрузкой и разгрузкой товара. Для многих компаний это большой плюс.
Также вы можете воспользоваться нашим бесплатным шаблоном. Заполните форму ниже, чтобы получить его на почту.