Закупки сырья для последующего производства выполняет предприятие любого типа. И производственные и компании, оказывающие услуги выделяют данный процесс, поскольку он лежит в основе их деятельности. Следовательно, возникает потребность ведения закупок с последующей передачей данных на единый информационный портал закупок РФ. Облегчить данную процедуру можно благодаря автоматизации закупок, делая все действия прозрачными и соответствующими 44 и 223 федеральным законам. Предлагаем вам обзор методов и подходов выполнения закупок. Про автоматизацию закупок в 1с читайте тут.
Как и любая активность, связанная с финансами, работа в сфере закупочной деятельности жестко регламентирована и является предметом контроля. Процесс закупок неодинаков для предприятий разного масштаба. В качестве отличий можно выделить жесткие регламенты федерального уровня госструктур до закупок малого бизнеса.
Зачем требуется автоматизация закупок?
На каждом предприятии существует необходимость грамотно распределить трудозатраты сотрудников, эффективно управлять товарными запасами, оптимизировать затраты на хранение и перемещение материалов и товаров между подразделениями.
На больших предприятиях процедура закупок крайне сложная. Она включает не только выбор на конкурентной основе непосредственно поставщика и принятия решения о выборе наилучших условий для приобретения необходимых товаров, работ и услуг, но и согласование самого факта закупки, составления плана и определения ее объемов, составление и согласование необходимой документации.
Дополнительные сложности вызывает законодательная регламентация таких процедур, лимитированные сроки, предоставляемые для принятия важных решений. Нарушения таких норм может привести к серьезным последствиям, особенно, когда речь заходит о государственных предприятиях или компаниях с участием государства.
В первую очередь следует решить, для чего делают автоматизацию закупок, поскольку может быть несколько причин:
- Осуществление процесса закупок более прозрачно.
- Сокращение сроков на выполнение процедуры.
- Повышение эффективности закупок путем увеличения конкуренции.
- Выполнение требований законодательства.
- Реализация внедрения нормативных процедур.
- Упрощение оборота документов.
Изначально требуется рассмотреть главные проблемы, которые будут решены благодаря программе для управления закупками. Дополнительно следует разработать список критериев, которые будут необходимы для оценки решений вендоров.